CHAPTER 2 ; LEGAL FOUNDATION TO VALUE (LING/ARCHER)
Ketika kita
membeli real estate, kita tidak terlalu memikirkan area dan bricks yang kita perhitungkan adalah rights yang menyertai real estate
tersebut. Pemahaman tentang aspek rights
ini membuka peluang kekayaan baru dan kesempatan baru. Keragaman atau diversitas
dari kemungkinan klaim (rights)
terhadap tanah yang cukup subur (rich)
dengan implikasi penting untuk nilai tanah tersebut. Faktanya, tidak ada
estimasi yang tepat dan sesuai sampai saat kita mengetahui rights yang involved. Chapter ini membahas tentang kemungkinan
klaim yang dapat dilakukan pada real estate, untuk beberapa fungsi dari real
estate tersebut, dan dampak resulting
dari nilai properti tersebut.
Beberapa
konsep necessary digunakan untuk
memahami bagaimana real property secara alami. Konsep awal adalah tentang rights. Selanjutnya pentingnya perbedaan
antara persoal rights dan property rights. Akhirnya, kita akan distinguish perbedaan antara property dan real property.
2.1
THE NATURE
OF PROPERTY
Notion property
adalah segalanya tetapi sangat sederhana,
Tiga fundamental
distinctions penting untuk memahami property, yaitu ;
1. Apa yang
dimaksud dengan rights?
2. Apa
perbedaan antara personal rights dan property rights?
3. Apa
perbedaan antara personal property dan
real property?
2.1.2
The Nature
Of Right
Definisi prinsip dari real estate adalah “rights to land and its permanent structures”
(Ling, Archer. 19;2013). Tetapi apa yang dimaksud dengan rights?
Pertama, rights adalah klaim atau permintaan yang
obligated to enforce. Contoh ;
kepemilikan atas mobil dapat memberikan kita hak untuk memiliki mobil tersebut.
Jika seseorang mencurinya, maka kita dapat menuntut secara hukum untuk meminta
kembali dan memberikan hukuman kepada pelaku pencurian. Hal ini terbalik jika
kita menggunakan berdasarkan kekuatan atau ancaman. Contoh, geng jalanan
mungkin melakukan klaim atas sebuah area jalan dengan melakukan intimidasi,
tetapi pemerintah tidak akan memberikan dukungan serta imbalan atas klaim yang
dilakukan oleh geng jalanan ini.
Karakter
kedua dari rights adalah nonrevocable atau tidak dapat
dibatalkan. Kita dapat membandingkan hal ini. Contoh, dengan menggunakan
tipikal penggunaan ruang kantor: tenaga kerja dapat memiliki satu ruangan
dimana mereka dapat memiliki privasi; memiliki kebebasan untuk merancang, melengkapi
dan mendekorasi ruangan itu dengen keleluasaan, serta bisa datang dan pergi
dengan bebas. Tetapi tenaga kerja ini memahami bahwa ruangan ini bukan menjadi
hak miliknya pribadi. Mereka dapat mengakses ruangan ini atas izin dari
pimpinan dan dapat dibatalkan. Property
rights tidak dapat dibatalkan. Klaim seorang pemilik residen atau pemilik
real estate tidak dapat dibatalkan (canceled),
diabaikan (ignored), atau dikurangi
oleh orang lain. Meskipun mereka tetap dapat dikurangi secara signifikan oleh
tindakan pemerintah untuk kesehatan publik, keamanan dan kesejahteraan
masyarakat umum dengan batasan – batasan tertentu. Meskipun terlalu berlebihan
jika kita menyebutnya dengan “pengambilalihan”. Pemerintah dalam mendapatkan
properti tersebut tetap harus sesuai dengan aturan hukum yang berlaku dan
memberikan kompensasi. Contoh ; pengambil alihan lahan petani untuk Bandara
baru Jogjakarta. Kekuatan pemerintah untuk mengambil lahan ini dibahas di
chapter 4 Ling dan Archer.
Karakter
ketiga adalah untuk Nonrevocable rights
terhadap properti alam mengimpilkasikan tiga hal yaitu ;
1) Bersifat Enduring ; abadi ; bertahan lama ;
contoh sumber daya alam yang tidak teratas, air laut, udara, sinar matahari
2) Fade Away
with Time ; habis seiring waktu, mengalami penyusutan. Maka pemerintah wajib
mempertahankan untuk generasi selanjutnya tidak hanya untuk saat ini dan tidak
ada kekuatan yang dapat mengubah kewajiban tersebut.
Masyarakat
saat ini konsen pada dua jenis rights
yaitu ;
1)
Personal
Rights
2) Property Rights
(Ling,
Arcger; gambar di halaman 20;2013)
Personal Rights (Hak
kebebasan individu) diturunkan dari Bill
of Rights yang ada di amandemen dan klausa konstitusi Amerika. Di Indonesia
dari UUD 45 dan uamandemennya serta dasar negara Pancasila.
Property rights adalah hak
untuk aset yang berwujud (tangible)
dan tidak berwujud (intangible).
Sudah ada sejak jaman dulu dan diduga lebih tua dibandingkan dengan hukum itu sendiri. Prinsip dari hak
kepemilikan properti adalah ;
1) Possession
(kepemilikan secara eksklusif) hak milik
2) Enjoyment ; pemakaian
(nilai guna) hak guna
3) Disposition ; warisan,
hak waris
Contoh; jika
kita memiliki komputer, maka kita akan memiliki hak untuk ;
-
Prevent
others to using it ; mencegah orang lain untuk menggunakannya
-
Enjoy the
use or benefit of it for ourselves ; menikmati manfaat dari barang tersebut untuk
diri kita sendiri
- Get rid of
it as we see fit (but without harm to other) ;
membuangnya/memberikannya tanpa merugikan pihak lain.
Hak
dilingkungan (page 20)
Hak Real
Property dalam tiga dimensi
Properti dibagi menjadi dua klasifikasi. Real dan personal.
Real property didefinisikan sebagai land rights (tanah, fisik) dan bangunan permanen yang ada
diatasnya. Land merupakan segala yang
ada di permukaan bumi. Dalam gambar 2.2, land
ini termasuk udara di area ketinggian penerbangan di permukaan bumi. Land juga termasuk apa yang ada di bawah
permukaan bumi seperti mineral, minyak dan gas alam. (bahasan tentang mineral,
minyak dan gas alam akan didiskusikan di chapter terakhir buku Ling/Archer). Rights untuk dibawah permukaan bumi dan rights untuk wilayah udara/ketinggian
untuk penerbangan di permukaan bumi merupakan bagian yang sangat bernilai dari
real estate. Di kota – kota besar, banyak bangunan yang dibangun di air rights seperti di atas jalur kereta
api yang membelah kota.
Personal
property adalah rest. Hak dalam
segala jenis objek. Berwujud dan tidak berwujud, termasuk hak kekayaan
intelektual. Perbedaan antara personal properti dan real properti jauh dari kata
simple. Isu tentang hal ini akan dibahas di chapter 4.
2.1.3
Real
Property and Personal Property ; The Problem of Fixtures
Fixture merupakan
sebuah objek merupakan personal property
tetapi dapat menjadi real property.
Kelas khusus dari real property ini
merupakan masalah yang sudah lama terjadi dalam real estate. Contoh ; dalam
sebuah area konstruksi, ketika pembangunan selesai, apakah material merupakan
personal property bagi kontraktor atau menjadi bagian dari tanah dan bangunan
yang ada? (real property)? Kandelir antik bernilai yang tergantung di dalam
rumah baru, apakah itu bagian dari real
property? Bagaimana dengan daun jendela dan penahan badai? Bagaimana dengan
kitchen set dan kulkas? Ambiguitas
antara real property dan personal property ini dapat diakui, dan
aturan dalam hukum tradisi membantu memisahkannya (common low, 23)
Khususnya, ada 4 aturan yang dapat membantu
untuk mendeterminasi apakah obbjek tersebut real property atau peralatan.
1)
The Manner
of Attachment
Pertanyaan dalam aturan/syarat ini adalah apakah pemindahan benda
tersebut akan merusak property tersebut. Contoh, penggantian keramik akan
merusak properti tersebut. But....
2)
The
Carracter of article and manner of adaptation
Karakter dari adaptasi peralatan tersebut. Syarat ini menjelaskan
bahwa item yang di desain atau dipasangkan disebut sebagai fixtures. Contohnya, windows
screens, storm windows, church pews, custom bookshelves, custom draperies, atau
security system.
3)
The
intention of the parties
Intensif dari barang tersebut. Contoh perlengkapan dapur dan
kulkas yang ada di sebuah single-family
residence merupakan personal property, tetapi sofa atau kitchen set di
sebuah appartement yang disewakan merupakan fixtures
apartemen tersebut.
4)
Relation of
the parties
a)
Trade Fixtures
b)
Agriculture
Fixtures
c)
Residential
Tenants
Syarat dari intention adalah yang paling banyak digunakan dan dominan. Sehingga
jika ada konflik diantara syarat – syarat tersebut, yang digunakan adalah intention rule.
Fixtures sangat
menentukan nilai properti. Sebuah kontrak untuk penjualan properti yang hanya
di aplikasikan pada real property
dibandingkan personal property
termasuk dengan eksplisitas. Seringnya, jika properti dijual (termasuk personal residences), unit yang dijual
belum tentu menjadi fixtures.
Meskipun siapa yang memiliki fixtures setelah
penjualan properti dilakukan masih belum jelas. Dalam semua transaksi real
estate, sangat penting untuk involved
dengan hati – hati terkait melihat properti tersebut sehingga dalam penyusunan
kontrak transaksi tidak ada ambiguitas yang dapat mempengaruhi item tersebut.
2.2
THE REAL
PROPERTY BUNDLE OF RIGHT
Pemilik real property memegang a bundle of right yang sangat kompleks.
Sebagai catatan, bundel ini merupakan kombinasi dari right dengan exclussive
possession, use (enjoyment) dan disposisi. Tetapi bundel ini juga dapat
berupa dismantled dalam berbagai
cara, membuat bundler yang lebih sedikit, ditangani oleh individu yang berbed. Bundle of Right ini termasuk salah
satunya adalah interests. (Tingkat
suku bunga). Nilai property akan tend to
vary with the completeness of interest. Berikutnya, kita akan menghitung
variasi dan kemungkinan dari jenis bundle.
2.2.1
Possesory
Interests (Estates)
Tingkat suku bunga pada real property yang termasuk dengan possession disebut dengan estates.
Hal ini dapat diukur dari complete bundle
of rights (fee simple absolute)
untuk sebuah claim yang lebih dari squatter’s rights (tenancy sufferance). Di antara jenis dari bundles, yang dibedakan dengan berbagai kombinasi dari rights yang lain. The range dari estates ditampilkan dalam Exhibit 2-4. (p.24)
Exhibit 2-4 ; Estates 1
Ownership
Estates (Freeholds or Titled Interests)
yang paling substansi atau estates
yang lengkap adalah yang indifinite
length. Untuk memahami titled interest
akan lebih mudah jika kita berfikir sebagai pemilik properti. Hukum
perserikatan menyebutkan batas hukum, mereka adalah freeholds. Mereka dapat differ
dengan berbagai variasi pada right of
disposition.saw
Fee
Simple Absolute
Fee simple absolute merupakan bundle
of rights (berkas legal) yang paling komplit dan memiliki nilai yang paling
besar. Subjek yang menjadi pembatasan oleh pemerintah atau oleh pemilik
sebelumnya, semua berkas kepemilikian secara eksklusif, penggunaan dan
pemanfaatan, dan pewarisan dikuasai oleh pemilik tanah. Hal ini merupakan konsep tradisional landownership. Hal ini yang menjadi daya tarik yang dimaksud ketika
orang – orang yang berkecimpung di dunia real estate ingin menjadi pemilik atau
memegang “fee”
Fee
Simple Conditional
Dalam Fee Simple
Conditional, pemilik merupakan subjek untuk sebuah kondisi atau trigger event. Dalam kasus ini, pemilik
berkas legal yang lengkap saat terjadinya suatu kondisi tertentu atau trigger event occurs, yang dalam kasus
tertentu menyebabkan kepemilikan kembali kepada pemilik sebelumnya (atau
pewarisnya). Uncertain interest yang
ditangani oleh pemilik sebelumnya (atau pewarisnya) disebut dengan reverter
interest. Contohnya, pemilik dapat menawarkan sebuah bangunan apartemen
kecil untuk satu Universitas tapi mengharuskan properti tersebut digunakan
untuk asrama mahasiswi penerima beasiswa. Selama Universitas menggunakan
properti ini sebagai asrama, maka mereka memiliki the rights of a fee simple owner. Sehingga, jika ada mahasiswa yang
ikut tinggal di asrama tersebut, pemilik sebelumnya dan pewaris dapat mengambil
kembali properti tersebut. Hal ini tentu saja memiliki ketidapastian dari
kondisi yang dapat terjadi, dan tentu saja akan menurunkan nilai aset
kepemilikan properti tersebut.
Ordinary
Life Estates and Reminder
Dalam Ordinary Life Estates,
perubahan legal dari fee simple
absolut tidak memiliki berkas dan sudah dipecah pecah menjadi beberapa
bagian property. Contoh, misalkan ada pemilik properti yang sudah tua tinggal
berbatasan dengan area Universitas, dan pihak Universitas akan memperluas area
untuk dimanfaatkan dimasa yang akan datang. Misalkan, si pemilik ini bersedia
menjual lahannya tetapi tidak bersedia pindah. Solusi yang paling mungkin
adalah pihak universitas membeli remainder estate meskipun pemilik
tetap menggunakannya sebagai tempat tinggal. Dalam pengaturan hal ini pemilik
memegang legal atas kepemilikan (exclussive
possession) dan pemakaian (use)
properti sepanjang sisa hidup pemilik dan legal untuk pewarisan (right of disposition) dipegang oleh
pihak Universitas. Pemilik properti akan menerima kompensasi dalam bentuk
pembayaran tunai atau pengurangan pajak jika properti yang tersisa di donasikan
ke pihak Universitas dan untuk lebih memudahkan penyelesaian rumah pemilik,
sementara tetap memberikan jaminan bahwa pemilik tetap memiliki hak legal untuk
menempati rumah tersebut. Setelah pemilik meninggal dunia, maka rumah tinggal
dan sisa lahan akan digabungkan dan menjadi milik universitas, dan menjadi fee simple absolut yang lengkap dimiliki
oleh pihak universitas. Contoh kasus ini sudah cukup banyak, contoh; kasus
lahan SMA 17 Agustus Yogyakarta.
Legal
Life Estate
Legal Life
Estate dibuat karena tindakan hukum. Contohnya di Florida, sebuah rumah
tinggal (family residence) yang dinyatakan
sebagai rumah tinggal dengan pekarangan (homestead)
membawa kemungkinan sebagai subjek dari life
estate. Jika sebuah keluarga memiliki jumlah anak yang sedikit dan salah
satu pasangan meninggal, hukum Florida’s
homestead memberikan pasangan yang ditinggal sebuah life estate dan memberikan anaknya “vested remainder” sebagai interests
dari tempat tinggal mereka. Meskipun tujuan dari hukum ini melindungi
keluarga yang ditinggalkan, hukum ini dapat menimbulkan banyak masalah baru.
Jika pasangan yang ditinggal akan menjual rumah tinggal ini untuk pindah ke
tempat lain, maka akan dibutuhkan seorang wali untuk mewakili si anak yang
masih kecil dalam tatalaksana jual beli dan transaksi. Kondisi ini tentu saja
membutuhkan biaya hukum tambahan dan membuat tertundanya prosesnya transaksi
jual beli lebih lama. Sehingga dalam hal ini, keluarga – keluarga di Florida
menyarankan untuk mendapatkan primary
personal residence dengan join kepemilikan yang khusus yang disebut dengan tenancy by the entirety.
Leasehold
(Nonownership or Non-Freehold)
Leasehold
Interests merupakan possessory
interests dan beberapa estates. Mereka berbeda dari freehold estates dalam 3 kesepakatan ;
1)
They are
limited in time. Ada batasan waktu
2)
The right of
disposition is diminished because the property ultimately revert to the
landlord. Hak disposisi akan kembali kepada pemilik.
3)
They are not
titled interests. Tidak memiliki andil.
Esensinya, mereka hanya tinggal sementara untuk memiliki rights of exclusion, menempati,
menggunakan – use and enjoyment,
tetapi tidak hak untuk mewariskan atau memindahtangankan.
Tenancy
for Years
Tenancy for
years merupakan kesepakatan untuk waktu yang spesifik. Mungkin saja
untuk beberapa hari atau untuk ratusan tahun, atau sesuai dengan izin negara.
Sampai saat hubungan antara penyewa dan pemilik berakhir sesuai dengan batas
waktu sewa. Bagaimanapun, seperti dijelaskan, perubahan sosial membutuhkan
alternatif ini. Meskipun semua kesepakatan sewa harus tertulis diatas kertas,
nyatanya sewa ini dapat berbentuk hanya berupa kesepakatan antara pemilik dan
penyewa. Jika batas waktu lebih dari satu tahun (seperti satu tahun satu hari,
atau lebih) perjanjiannya harus dibuat secara tertulis agar lebih kuat. (sesuai
dengan result dari The Statute of Frauds).
Periodic
Tenancy
Segala sewa yang tidak memiliki batas waktu yang jelas di saat
awal disebut dengan periodic tenancy.
Bertentangan dengan penyewa untuk beberapa tahun, penyewa akan menyampaikannya
secara langsung dan informal. Lebih simpel dan lebih cepat. Kesepakatan ini
tentu saja memiliki lebih banyak resiko kesalahpahaman antara penyewa dan
pemilik properti. Lama periode sewa tentu saja berkaitan dengan waktu
pembayaran. Setiap negara memiliki syarat – syarat yang spesifik terkait aturan
waktu sewa, dimana penyewa dan pemilik properti keduanya memiliki perjanjian
yang sama. Pada umumnya, batas waktu minimum merupakan satu setengah dari
periode pembayaran, dan dimulai lagi dihari berikutnya, sampai dengan
berakhirnya hari terakhir sewa. Contohnya, di Florida, periode notification untuk tahun ke tahun, ada
periode pembayaran 3bulan sebelum akhir masa sewa. Untuk qwartal, 45hari
sebelum habis masa sewa, untuk periode bulanan, memiliki batas pembayaran
15hari dan untuk mingguan dibatasi setiap 7hari. Meskipun periodic tenancy dilakukan hanya dengan kesepakatan langsung secara
oral antara penyewa dan pemilik properti, pemilik properti memiliki beberapa
atau banyak penyewa. Penggunaan kontrak tertulis merupakan sebuah praktik yang
lebih superior untuk menurunkan resiko antara kedua belah pihak, dalam hal ini
tidak menambah nilai dari properti.
Tenancy
at Will
Kadang diakhir periode masa sewa, ada periode pendek dimana
terserah dari keputusan penyewa atau pemilik untuk melanjutkan tinggal di
properti tersebut. Misal, jika rumah akan dijual atau direnovasi dalam waktu
yang akan datang. Jika ada kesepakatan penyewa akan tinggal sampai pemilik atau
penyewa memutuskan untuk tidak melanjutkan tinggal di properti tersebut.
Penyewa yang seperti ini disebut dengan tenancy
at will.
Tenancy
at Sufferance
Tenancy at
Sufferance terjadi ketika penyewa mengira tidak dapat mengosongkan. Penyewa
ini tinggal sampai pemilik properti menerima pembayaran. Berbeda dengan
penyalahgunaan dalam hal ini sebelumnya tinggal dibawah izin dari pemegang
properti.
Changing
Leasehold Concepts
Perubahan dramatis terjadi pada leasehold law pada beberapa dekade terakhir. Sejak sekitar tahun 1970, hukum sewa estate dikembangkan dari hukum tradisional dari Inggris terkait sewa tanah dimana pemilik lahan memiliki sedikit kewajiban dibandingkan penyewa lahan, tetapi pemilik lahan (para tuan tanah ini) menerima hasil dari olahan lahan yang dilakukan oleh penyewa, tetapi pemilik lahan membiarkan penyewa mengolah lahan sendiri. Dalam masyarakat urban saat ini di apartemen, sistem penanganan tuan tanah dan penyewa ini sangat menyedihkan dan tidak cukup. Sebagai solusi, negara mengelaborasikan adanya tempat tinggal bagi pengolah lahan di lahan yang disewa oleh petani. Hukum yang ditetapkan dengan kewajiban menjaga dan melakukan perbaikan, hak untuk menggunakan dan memasuki lahan, menyimpan hasil produksi dalam lumbung, ada perjanjian yang jelas dan banyak kesepakatan lainnya
2.2.2
Non –
Possessory Interests
Berkas legal real properti yang tidak
termasuk dengan possession merupakan
bagian dari jenis dan merupakan hal yang menarik yang dapat meningkatkan nilai
dari real estate tersebut secara signifikan. Kita pertimbangkan tiga jenis
kelas yang berbeda dari Non – Possessory
Interests yaitu ; (1) easements, kemudahan (2) restrictive covenants, batas
perjanjian/kesepakatan dan (3) liens, hak
gadai
Easements
Easements merupakan
hak legal penggunaan lahan untuk fungsi tertentu atau tujuan penggunaan yang
spesifik dan terbatas. Tujuan penggunaan dapat berbagai variasi yang sangat
pasif, seperti bagaimana akses untuk melihat pemandangan, atau gambaran
eksklusif dari kepemilikan tanah, seperti berada di kanan jalan atau jalur
kanan kereta api. Variasi yang lain diantaranya ada di gambarkan di Exhibit 2-5
(p27)
Easements
Appurtenant
Easement
appurtenant memiliki dua perbedaan bentuk. Pertama, easements appurtenant meliputi satu hubungan diantara dua bagian
tanah yang berbatasan. Keuntungan dari dominant
parcel dari easement dimana servient parcel tidak memiliki
keleluasaan atau akan menurunkan easement.
Kedua, easement appurtenant “runs
with the land”. Hal ini menjadi kondisi yang permanen dan menjadi bagian yang
tidak dapat dipisahkan dar properti tersebut.
ada dua jenis easements
appurtenant, yaitu affirmative
appurtenant dan negative easement
appurtenant. Contoh yang ada akan menjelaskan perbedaannya.
Affirmative
Easement Appurtenant
Affirmative
easement appurtenant memberikan dominant parcel beberapa gangguan pada servient parcel. Berikut beberapa contohnya ;
1) Driveway, jalur masuk
yang melewati bidang lahan lain
2) Drainage easement, pipa air
yang melewati satu lahan ke lahan lain
3) Akses yang
menyeberangi lahan lain untuk fasilitas pembuangan limbah
4) Common wall, dinding
yang menjadi bagian dari townhouse
yang menjadi bagian dari lantai, atap dan struktur yang berbagi
5) Common drive easement dimana
beberapa pemilik yang berdampingan harus saling meminta izin untuk menggunakan
jalur mobil yang mereka bagi di properti mereka
6) Reciprocal parking easement yang memisahkan
pemilik lahan di area perbelanjaan.
Negative
Easement Appurtenant
Negative
easement tidak memiliki gangguan atau tidak mengganggu servient parcel. Salah satu contoh dari negative easement adalah penahan cahaya
matahari yang dipasang oleh satu pihak namun menghalangi akses cahaya matahari lain. Contoh lain, scenic easement, yang digunakan untuk
lahan yang berbatasan untuk memperoleh pemandangan yang lebih baik.
Easement
in Gross
Easements in Gross adalah hak untuk menggunakan lahan secara spesific dengan maksud yang terbatas yang tidak terkait dengan batasan lahan. Meskipun di lokasi tersebut terdapat satu atau lebih servient parcels dan tidak ada dominant parcel. Selanjutnya, easement in gross, tidak seperti easement appurtenant dapat dipindahkan ke pemilik lain tanpa mengubah beberapa lahan/kapling yang ada. Contoh dari easement in gross adalah jalan umum, rel kereta, saluran irigasi, kabel komunikasi dan elektrik, jalur pipa gas atau billboards atau akses dari batas pepohonan atau batas lahan pertanian atau untuk mineral atau jalur ekstraksi minyak. (rights of way)
Owner Relations
Chapter 3 ; Owner Relations (Robert C Kyle)
Buku ini lebih spesifik membahas bagaimana agar aspek legal dari
manajemen aset dapat di penuhi.
3.1
NATURE OF
THE RELATIONSHIP
Ada 3 macam hubungan antara manajemen properti
dan individu atau sebuah perusahaan, yaitu Hubungan antar sesama pekerja, baik dengan
atasan atau teman kerja dan hubungan fidusia formal (sebagai kepercayaan)
3.1.1
Employer-Employee
Relationship, Hubungan atasan dengan Karyawan
Paling sering ditemukan di bank,
perguruan tinggi, perusahaan besar, dan perusahaan swasta lainnyayang membutuhkan
layanan manajerial untuk properti mereka. Atasan dengan karyawan langsung
bertanggung jawab kepada direktur atau pemilik perusahaan atau badan pemberi
kerja.
Meskipun tidak ada kontrak formal yang
diperlukan dalam hubungan atasan-karyawan, jika ada permasalah tertentu harus
diklarifikasi secara tertulis. Sebagai pengganti kontrak, yang harus diperoleh
manajer dari otorisasi tertulis perusahaan mempekerjakan untuk menandatangani
kontrak yang mengikat
3.1.2
Trust,
Hubungan kontrak atas kepercayaan, fidusia formal
Paling sering ditemukan di bank,
perguruan tinggi, perusahaan besar, dan perusahaan swasta lainnyayang
membutuhkan layanan manajerial untuk properti mereka. Atasan dengan karyawan
langsung bertanggung jawab kepada direktur atau pemilik perusahaan atau badan
pemberi kerja.Meskipun tidak ada kontrak formal yang diperlukan dalam hubungan
atasan-karyawan, jika ada permasalah tertentu harus diklarifikasi secara
tertulis. Sebagai pengganti kontrak, yang harus diperoleh manajer dari
otorisasi tertulis perusahaan mempekerjakan untuk menandatangani kontrak yang
mengikat
3.1.3
Principal-Agent
Relationship
Pekerja diatur
oleh persyaratan kontrak, pertimbangan hukum dan etika tertentu berdasarkan
undang-undang ketenagakerjaan. Berikut adalah 3 prinsip dasar hubungan antar
agen
1)
Scope of
Agency Authority, Ruang Lingkup kewenangan pekerja
Pekerja bisa berupa pekerja umum atau
pekerja khusus. Pekerja umum Dapat bertindak atas nama atasan dalam berbagai
hal dan dapat mewakili atasan kepada pihak lain yang ditandatangani oleh
pekerja (karyawan) yang berada dalam lingkup tugas karyawan tersebut. Hubungan
ini biasanya hubungan jangka panjang. Pekerja khusus berwenang untuk hanya
mewakili atasan pada masalah atau transaksi tertentu, kewenangannya terbatas
dalam ruang lingkup dan waktu.
2)
Fiduciary
Duties
Kepercayaan diciptakan dengan kesepakatan tertulis yang membentuk hubungan fidusia(kepercayaan) secara formal.Pemilik properti mengalihkan hak hukum kepada wali amanat (siapa yang mengelola properti tersebut) dan memberi hak yang adil kepada satu atau lebih pengelola properti. Pengelola aset atau properti dapat diberikan kepada seseorang yang dipercayai, anggota keluarga trustor (yang dapat dipercaya), atau pihak ketiga, seperti badan amal terorganisir atau kelompok karyawan.
Tidak mungkin untuk memeriksa bentuk
kepemilikan ini sepenuhnya dalam teks ini karena wali diatur oleh istilah
instrumen kepercayaan itu sendiri dan undang-undang federal dan negara bagian
tentang kepercayaan. Manajer properti yang menemukan peluang di bidang ini
harus mengambil tindakan pencegahan khusus untuk mempelajari dan menentukan
tanggung jawab hukum dan persyaratan hubungan
Seorang karyawan memiliki hubungan
yang mendapat kepercayaandari atasannya (yang memperkerjakan), yaitu sebuah
hubungan rahasia yang berupa dengan kepercayaan, dan kepercayaan tersebutberupa
tingkat loyalitas tertinggi dari pihak karyawan (pekerja). Kepercayaan mencakup
perawatan, ketaatan, akunting, loyalitas, dan keterbukaan:
Ø Kewajiban loyalitas berarti bahwa manajer properti harus selalu
mengutamakan kepentingan pemilik properti, di atas kepentingannya sendiri
Ø Tugas perawatan mengharuskan manajer properti untuk menerapkan
keterampilan yang memadai dalam mengelola properti.
Ø Tugas ketaatan berarti bahwa manajer properti harus melaksanakan,
dengan itikad baik dari instruksi pemilik properti.
Ø Tugas akunting mengharuskan manajer untuk melaporkan secara akurat
dari semua dana yang diterima atas nama sendiri atau dari pemilik properti
(dana tersebut disimpan ke rekening kepada yang dipercayaan).
Ø Tugas pengungkapan harus membebankan pada manajer properti, yaitu
tugas untuk menjaga informasi yang rahasia tentang semua fakta material
mengenai pengelolaan properti.
3)
State
Statutes
Setiap negara memiliki undang-undang
dan peraturan perundang-undangan yang mengatur perilaku orang-orang dan
organisasi yang bertindak sebagai agen real estate. Ada beberapa negara yang
telah mengadopsi undang-undang dari negara lain hanya untuk masalah manajer
properti.
3.2
THE
MANAGEMENT CONTRACT
Kontrak manajemen adalah perjanjian berjangka waktu yang ditandatangani oleh manajer dan pemilik yang menentukan hubungan antara para pihak, berfungsi sebagai panduan dalam pengoperasian pengelolaan properti dan sebagai dasar dalam penyelesaian perselisihan dalam perusahaan di masa yang akan datang. Hal yang perlu diperhatikan dalam Kontrak manajemen adalah Identifikasi para pihak dan properti. Selanjutnya jika sudah jelas identifikasi yang dilakukan bagaimana periode kontrak disepakati dan dibuat termasuk jika salah satu pihak menghentikan perjanjian kontrak ini.
3.2.1
Identification
of The Parties and The Property
1)
Parties Vary
Dengan kepemilikan perusahaan, nama
perusahaan harus muncul dalam kontrak, pemimpin perusahaan yang berwenang harus
melaksanakan dan taat terhadap peraturan dalam
perjanjian
2)
Identifying
the Property
Meskipun deskripsi hukum yang lengkap biasanya tidak diperlukan, properti harus dideskripsikan agar secara tepat mengenai identitas, lokasi, dan jangkauannya.
3)
Exclusions
Pengecualian juga harus diperhatikan.
Deskripsi properti dalam kontrak manajemen harus secara khusus mengecualikan
area tertentu. Peraturan pengecualian
3.2.2
Contract
Period
1)
Terms Vary,
Jangka waktu kontrak
Kontrak jangka panjang
merupakankontrak yang luar biasa. Tetapi kadang pemilik properti berpikir untuk
menjual properti mereka dalam waktu dekat dan tidak memperhatikan kontrak
jangka panjang yang telah dibatasi dan tidak dapat dibatalkan. Dengan demikian,
klausul dalam kontrak manajemen standar membiarkan jangka waktu kesepakatan
terbuka sehingga jumlah tahun yang memuaskan dapat dimasukkan ke dalam tempat
yang sesuai
2)
Termination,
Sebagian besar perjanjian dapat
diberhentikan sebelum tanggal kadaluarsa oleh karyawan jika dia dalam
perjalanan mengalami ketidaklayakan dalam bekerja atau dibiarkan oleh
pemiliknya karena tidak memenuhi persyaratan dalam peraturan perjanjian yang
telah ditetapkan, undang-undang, atau peraturan pemerintah yang berlaku.
Pemberitahuan untuk mengakhiri dapat dilakukan secara langsung atau melalui
surat dan dikirim ke alamat yang tercantum dalam kontrak
3.2.3
Management’s
Responsibilities
Manajer bertanggung jawab untuk
menyampaikan formasi pemilik I mengenai properti tersebut. Laporan berikut
menawarkan gagasan tentang status properti dan wawasan tentang keefektifan pemilik.
1)
Monthly
Reports and Disbursements
Pemilik bergantung pada agen untuk menyiapkan
laporan penghasilan bulanan yang menghitung pendapatan dan biaya untuk properti
pemilik. Kontrak manajemen harus menyebutkan nama dan alamat orang, perusahaan,
atau dewan direksi (seperti dalam kasus koperasi atau kondominium) untuk
menerima laporan; Dan tanggal pengirimannya. Nama, alamat, dan jumlah
persentase untuk semua penerima yang harus dikeluarkan oleh agen pembayaran
bulanan biasanya tercantum dalam kontrak.
Kontrak tersebut harus menjelaskan bagaimana
menangani satu bulan di mana pencairan melebihi kuitansi. Dalam beberapa
kontrak, manajer diberi wewenang untuk menyimpan sejumlah uang cadangan untuk
memenuhi biaya yang mungkin timbul antara waktu pencairan dan saat arus
pendapatan sewa bulanan berikutnya dimulai. Jumlah dana cadangan ini harus
proporsional dengan ukuran properti, agen seharusnya tidak memajukan dana
mereka sendiri untuk menutupi kekurangan.
2)
Surety Bonds
Sebagai aturan, pegawai pengelola properti
yang menangani dana harus dilindungi oleh ikatan penjamin, diperoleh di
hamparan manajer.
3)
Handling
Funds
Sebagian besar kontrak (dan kebanyakan
undang-undang negara) mewajibkan manajer untuk mengelola rekening bank terpisah
untuk dana pemiliknya. Artinya, dana pemilik tidak akan pernah digabungkan
dengan dana agen pribadi atau bisnis. Secara tradisional, jika manajer bekerja
untuk lebih dari satu pemilik, manajer membuat akun individual untuk setiap
klien. Namun, dengan program perangkat lunak saat ini, manajer dapat dengan
mudah menyimpan dan melakukan pengeluaran dalam satu rekening bank tanpa adanya
banyak akun, cek, dan slip deposit.
4)
Authority to
Rent, Operate, and Manage Premises
Ketentuan kontrak harus mencantumkan
wewenang agen untuk menyewa, mengumpulkan uang sewa, memberhentikan tenancies,
mengembalikan uang jaminan, mengusir penyewa, membawa tindakan hukum untuk
pemulihan banyak uang sewa. Yang paling penting adalah wewenang agen untuk
menandatangani sewa, karena undang-undang kecurangan di kebanyakan negara
bagian tidak menganggap perjanjian sewa lisan lebih dari durasi tertentu
(biasanya satu tahun) dapat dilaksanakan. Beberapa pemilik memasukkan klausul
dalam kontrak yang membatasi wewenang agen untuk menandatangani sewa sejumlah
dolar tertentu atau dalam periode maksimum, seperti lima tahun atau kurang
dalam kasus banyak properti komersial. Agen untuk perumahan biasanya memiliki
wewenang untuk menandatangani standar sewa untuk jangka waktu maksimum yang
ditetapkan oleh pemilik kebijakan.
5)
Expenditures
Pengeluaran untuk perawatan,
personalia, dan layanan merupakan ciri inheren dari manajemen properti, namun
jumlah yang dikenakan agen tanpa berkonsultasi dengan pemilik harus dinyatakan
dalam kontrak. Beberapa kontrak mengandung klausul yang memberi agen kekuatan
untuk masuk ke dalam kontrak yang tidak melebihi jumlah tertentu untuk layanan
utilitas, penghapusan sampah, pembersihan jendela, atau layanan yang
direkomendasikan lainnya. Untuk perlindungan agen, klausul semacam itu harus
membawa peringatan yang membuat pemilik bertanggung jawab atas kesepakatan
tersebut setelah penghentian kontrak.
6)
Marketing
Costs
Periklanan dianggap sebagai bagian dari biaya operasi normal untuk banyak properti dan, karena itu, biasanya dibebankan ke bangunan dan diserap oleh pemiliknya. Jumlah anggaran iklan biasanya direkomendasikan oleh perusahaan manajemen dan disetujui oleh pemiliknya
7)
Agent’s
control Over Personnel
Kontrak manajemen juga harus menentukan
wewenang agen untuk mempekerjakan dan memecat petugas pemeliharaan untuk tempat
itu. Kekuatan ini akan bervariasi dari satu kontrak ke kontrak; Sebagai aturan
umum, manajer yang akan bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan
karyawan bangunan juga harus memiliki wewenang untuk mempekerjakan dan
mengawasi mereka. Seorang manajer yang diizinkan untuk menyewa staf operasi
biasanya diharapkan tidak hanya untuk mendapatkan pertanggungjawaban dan
kompensasi pekerja untuk personil bangunan, tetapi juga untuk mengajukan pengembalian
dan laporan lain yang diminta oleh pemilik perusahaan oleh pemerintah federal
dan negara bagian. Manajer yang mempekerjakan dan mengawasi karyawan juga harus
memutuskan apakah gaji pegawai bangunan dan staf klerus akan dibebankan ke
gedung atau operasi manajemen. Biaya ini, yang dapat berdampak besar terhadap
laporan keuangan dan tingkat pengembalian, harus dinyatakan secara jelas dalam
kontrak.
Satu situasi sulit terjadi ketika
pemilik berhak untuk menyewa, mengawasi, dan memecat karyawan yang bekerja di
properti tersebut, terutama saat membangun personil telah dipekerjakan oleh
pemiliknya untuk jangka waktu yang lama. Jika demikian, manajer propert harus
mencari perlindungan melalui klausa yang menyatakan bahwa personil bangunan
adalah pegawai pemilik, bukan agennya. Klausul ini harus secara eksplisit
menetapkan kewajiban pemilik untuk membayar semua permukiman, penilaian,
kerusakan, denda, penghargaan gaji, biaya pengadilan, biaya pengacara, dan
biaya lain yang timbul dari tuntutan hukum atas klaim, penyelidikan, atau
tuntutan yang mungkin timbul dari dugaan atau Pelanggaran hukum negara bagian
atau federal yang sebenarnya.
3.2.4
Owner’s
Responsibilities, tanggungjawab pemilik
Perjanjian manajemen harus menjelaskan
tanggung jawab pemilik atas biaya pengelolaan lain-lain. Pernyataan tersebut
harus berisi pernyataan yang jelas yang menunjuk orang yang bertanggung jawab
atas setiap item biaya pengelolaan dan perawatan, termasuk yang berikut.
1)
Payroll,
Payroll atau penggajian - perawatan, keamanan, dan pengawasan. Kecuali jika
sebelumnya disepakati, kontrak manajemen juga harus menjelaskan apakah manajer
atau pemiliknya adalah majikan dari karyawan pemeliharaan. Majikan mungkin
tidak benar-benar orang yang sama yang bertanggung jawab untuk mempekerjakan
dan mengawasi karyawan.
Beberapa perusahaan manajemen
melibatkan pihak ketiga untuk memproses semua dokumen yang diperlukan untuk
memenuhi semua persyaratan hukum yang mengatur hubungan majikan-karyawan,
termasuk gaji. Karyawan bekerja untuk majikan, pihak ketiga hanya menjalankan
semua tanggung jawab sumber daya manusia.
2)
Insurance, Asuransi - premi karyawan dan kesetiaan
Kontrak juga harus menentukan bahwa
pemiliknya akan membawa, atas biaya sendiri, kewajiban yang memadai dan
asuransi kompensasi pekerja. Pemilik dan manajer harus diberi nama sebagai
coinsured pada kebijakan ini, dan pemiliknya harus memberi sertifikat bukti
kepada pengelola untuk cakupan tersebut. Untuk perlindungan manajer, sebuah
ketentuan harus disertakan agar manajer dapat membeli asuransi tersebut di
hamparan pemilik jika sertifikat pertanggungan tidak diproduksi dalam jangka
waktu yang wajar. Dalam kepentingan terbaik manajer untuk meninjau ulang
kebijakan ini, pemilik biasanya melihat ke manajer untuk bekerja sama dengan agen
asuransi untuk menyelesaikan klaim yang mungkin timbul.
3)
Purchasing,
Pembayaran atas nama pemilik. Pemilik
aset harus setuju dalam kontrak untuk memberi agen jadwal pembayaran yang harus
dilakukan untuk layanan hutang, pajak, penilaian khusus, atau premi asuransi.
Manajer kemudian dapat menganggarkan atau menetapkan cadangan untuk
barang-barang ini.
4)
Building
Repairs, Biaya bangunan dan perbaikan
Penting agar perjanjian manajemen
memuat klausul yang mengharuskan pemiliknya melakukan perbaikan dan penggantian
yang diperlukan untuk menjaga agar bangunan tetap dalam kondisi lancar dan
beroperasi secara efisien. Dengan demikian, pemilik akan bertanggung jawab
untuk mematuhi persyaratan perjanjian sewa guna usaha, kode perumahan minimum,
dan undang-undang lainnya yang berlaku.
5)
Advertising,
Periklanan untuk penyewa
Kontrak manajemen harus memperjelas tanggung
jawab periklanan. Umumnya, itu adalah tanggung jawab pemilik dengan perumahan
situs yang lebih kecil dan tersebar. Seperti dicatat sebelumnya, periklanan mungkin
merupakan biaya pengelolaan di gedung apartemen dan properti komersial yang
sangat besar. Jika itu adalah biaya pemilik, batas harus ditetapkan.
6)
Biaya pengelolaan
Biaya manajemen berbeda. Bangunan
apartemen tidak menimbulkan masalah manajemen yang sama seperti gedung
perkantoran, dan properti di dalam kota memiliki kebutuhan manajemen yang
berbeda dengan properti di pinggiran kota. Meskipun demikian, semua kontrak
harus menentukan jumlah biaya yang harus dibayar, kapan harus dibayar, dan cara
pembayarannya. Meskipun tidak ada peraturan universal untuk menetapkan biaya,
dua formula dasar akan dibahas secara rinci di Bab 9.
3.2.5
Management
Fees
1)
Flat or
Fixed fee versus Percentage Fee versus Other Fees
Jenis properti akan menentukan biaya yang
sesuai. Biaya tetap per unit mungkin paling tepat saat mengelola kondominium
atau kompleks koperasi karena pemilik menginginkan manajemen untuk menanggung
biaya, tidak menaikkannya. Persentase biaya adalah insentif yang luar biasa, di
sisi lain, bagi manajer untuk berusaha memperbaiki pendapatan bangunan,
walaupun biaya minimum dapat ditetapkan untuk melindungi biaya pengelolaan jika
pendapatan bangunan turun.
Beberapa pemilik bersedia membayar
biaya lump-sum atau bonus saat sebuah kontrak sewa baru dilaksanakan atau jika
agen tersebut mencapai tujuan penyewa tertentu.
2)
Commissions
to Outside Leasing Agents
Agen manajemen sering bukan satu-satunya agen
penyewaan untuk properti, espicialy untuk properti komersial. Terkadang, biaya
leasing terbagi antara manajer properti dan broker leasing atau seluruhnya
ditahan oleh broker leasing. Dalam kasus lain, pemilik mungkin setuju untuk
membayar jumlah tambahan saat agen perantara atau agen luar terlibat. Semua
kemungkinan harus didiskusikan dan disepakati dalam perjanjian manajemen
semula.
3)
Early
Termination
Dalam semua keadaan, manajer harus
melihat bahwa kontrak tersebut mengandung klausul yang memberikan kompensasi
yang memadai atas sewa yang telah dinegosiasikan oleh manajer, jika pemiliknya
ingin mengakhiri kontrak sebelum tanggal pembatalan jadwal. Pemilik harus dapat
menghentikan perjanjian pengelolaan atas pemberitahuan pemberitahuan yang
disetujui dalam kontrak manajemen, dan agen harus menerima pembayaran untuk
menegosiasikan sewa atas nama pemilik sampai tanggal penghentian. Kontrak juga
harus berisi ketentuan mengenai prospek terkini yang dengannya perusahaan
manajemennya atau sedang dalam negosiasi dan bagaimana perusahaan manajemen
diberi kompensasi jika calon pelanggan tersebut menjadi penyewa
4)
Antitrust
Issues,
Semua struktur biaya harus dinegosiasikan
antara pemilik dan manajer, dan jangka waktu harus dijaga di antara kedua pihak
yang melakukan perundingan. Fee smust tidak dibahas dengan perusahaan manajemen
properti pesaing lainnya. Jika anggota profesi manajemen properti mencoba
mengenakan tingkat yang seragam (atau bahkan tampak seolah-olah mereka mencoba
untuk menetapkan tingkat yang seragam), mereka akan melanggar undang-undang
antimonopoli stae dan federal. Manajer properti harus selalu dapat mewakili
bahwa biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan mereka telah ditetapkan secara
independen dan harus menghindari diskusi dengan perusahaan pesaing yang bahkan
mungkin mengisyaratkan adanya kolusi. Hukuman untuk pelanggaran antiturst
meliputi denda, pemenjaraan, atau keduanya
3.3
TAKEOVER
PROCEDURES
Setelah kontrak antara pemilik dan
manajer properti ditandatangani, pengalihan tanggung jawab untuk properti dari
pemilik atau manajer saat ini harus dilakukan sesegera mungkin. Pemilik harus
bertanggung jawab untuk menyediakan agen pengelola atau pengelola dengan semua
data yang diperlukan untuk pengoperasian peroperty yang efisien. Daftar periksa
pengambilalihan untuk properti hunian, termasuk sebagian daftar informasi yang
dibutuhkan oleh manajer, ditunjukkan pada gambar 3.2. Jika memungkinkan, file
elektronik juga harus ditransfer. Selain itu, manajer harus secara pribadi
memeriksa setiap inci properti sebagai bagian dari prosedur pengambilalihan
1)
Minimum
Information
Paling
tidak, manajer harus mendapatkan nama pemilik, alamat, nomor telepon, nomor
jaminan sosial atau nomor pajak, dan nomor pekerjaan negara, serta nama,
alamat, dan nomor telepon dari pengacara pemilik, akuntan, broker asuransi. ,
Dan konsultan lainnya untuk properti tersebut. Jika properti itu baru, manajer
harus diberi nama arsitek dan perusahaan konstruksi, serta satu set lengkap
rencana dan spesifikasi bangunan "sesuai rencana".
Owner harus menyediakan nama dan alamat dari setiap hipotek, serta
hipotek dengan asumsi hipotek yang diasumsikan pada properti dan jumlah dan
tanggal jatuh tempo pembayaran pinjaman, tagihan pajak real estat, dan polis
asuransi yang ada. Pemilik juga harus memberikan salinan semua kontrak untuk
layanan, catatan pekerjaan, dan laporan ketenagakerjaan federal dan negara
bagian. Catatan harus mencakup upah, periode pembayaran, nomor jaminan sosial,
dan tunjangan untuk setiap karyawan Akhirnya, manajer harus mendapatkan nama,
alamat, dan nomor telepon kontraktor layanan seperti tukang pipa, tukang
listrik, pemasok, pegawai di tempat.
2)
Lease
Information
Manajer
harus memiliki daftar semua unit sewa, salinan semua sewa, dan jadwal tarif
sewa untuk setiap ruang. Selain itu, manajer akan ingin mengetahui rencana tata
letak, nama penyewa sekarang, semua data keuangan yang tersedia, arus yang
tanggal dimana uang sewa telah dibayarkan, kenakalan sekarang, dan sumber dan
jumlah pendapatan tambahan. Dalam banyak kasus, manajer harus menyiapkan jadwal
ini dari dokumen dasar karena beberapa pemilik tidak menyimpan catatan yang
lengkap dan terorganisir dengan baik.
3)
Accounts
Payable
Pemilik
(atau perwakilan resmi dari perusahaan pemilik) dan manajer harus mempelajari
buku catatan hutang bila perjanjian manajemen dilaksanakan dan menyetujui
kewajiban khusus masing-masing pihak untuk biaya. Tagihan yang belum dibayar
harus dipatuhi dan para pihak harus menetapkan tanggal pasti dimana manajer
akan bertanggung jawab untuk membayar biaya dari dana yang dialokasikan.
Setelah
menerima informasi yang diperlukan dari pemiliknya, manajer harus membuat
catatan akuntansi. Pemberitahuan pengambilalihan harus diberikan kepada semua
pemasok, kontraktor servis, karyawan di tempat, dan penyewa.
3.3.1
Transfer of
Working Capital Fund
Dana modal kerja untuk biaya
operasional sangat penting dan harus berjumlah sama dengan biaya tak terkendali
satu bulan, seperti layanan hutang dan gaji. Sebaiknya pemiliknya memasok dana
ini. Dalam kasus lain, modal kerja harus berasal dari koleksi sewa saat ini
karena manajer baru mengambil alih aset dan liabilitas bangunan; Hal ini dapat
dilakukan dengan menahan laba dari operasi beberapa bulan pertama untuk
cadangan kontinjensi.
3.3.2
Security
Deposits
Akuntansi atas saldo jaminan penyewa
sangat penting untuk pengambilalihan apapun. Di banyak negara bagian, kegagalan
untuk mengembalikan simpanan atau membayar bunga ketika requird adalah
pelanggaran hukum pemilik-penyewa dan alasan tindakan disipliner pemegang hak
real estat, dan mungkin juga menimbulkan kerugian moneter yang mahal.
3.3.3
Using
Software Management
Ini
adalah saat yang tepat untuk mengenalkan penggunaan perangkat lunak komputer
untuk mengelola informasi saat mengambil alih properti baru. Terkadang,
pemiliknya akan membalik tumpukan kertas dan file kartu resep. Yang lain akan
mencetak dokumen kertas dari perangkat lunak mereka sendiri. Dengan sedikit
keberuntungan sama sekali, banyak file akan dalam format yang bisa diunggah ke
dalam program perangkat lunak manajer.
Bergantung
pada program, manajer dapat memasukkan hanya sekali informasi basc diperoleh
dari pemiliknya, sehingga meminimalkan memasukkan informasi duplikat. Saat
menambahkan properti, beberapa jenis informasi harus dimasukkan:
Ø Informasi dasar tentang properti seperti alamat, nama pemilik,
dll.
Ø Informasi kontrak manajemen, biaya tetap atau persentase, sumber
pendapatan tambahan.
Ø Saldo awal, termasuk saldo rekening bank dan uang jaminan.
Ø Biaya berulang penyewa, termasuk biaya sewa dan pet, dan
Ø Teman sekamar, baik yang bertanggung jawab bersama atau sebagian
untuk membayar
3.4
CONTINUING
OWNER-MANAGER RELATIONS
Setelah bertanggung jawab atas
properti tersebut, manajer sekarang harus mulai membangun hubungan yang saling
memuaskan dengan pemiliknya. Pemilik (atau perwakilan resmi pemilik) harus
mengenal orang atau orang-orang yang benar-benar mengelola properti tersebut,
yang mungkin atau mungkin bukan orang yang menegosiasikan perjanjian tersebut.
Namun, di banyak perusahaan manajemen besar, jika seorang perwira perusahaan
melaksanakan kontraknya, maka bijaksana untuk mengenalkan pemiliknya kepada
eksekutif akun khusus untuk properti itu. Untuk menghindari kebingungan, mulai
saat ini, hanya satu anggota perusahaan manajemen yang harus berurusan dengan
pemiliknya. Eksekutif akun - orang yang paling bertanggung jawab atas properti
- dapat membangun hubungan kerja yang mulus dan menguntungkan antara pemilik
dan perusahaan manajemen dengan sepenuhnya mengetahui hal-hal spesifik dari
lokasi.
3.4.1
Monthly
Reports
Kontak pribadi dengan pemilik atau
perwakilan pemilik dapat dilakukan melalui kunjungan singkat, telepon, atau
email. Surat dan pesan email dapat digunakan untuk menjangkau pemilik yang
berada di luar kota dan untuk mengkonfirmasi keputusan yang telah dicapai
melalui diskusi pribadi atau percakapan telepon.
Laporan penghasilan bulanan seringkali
merupakan sarana utama komunikasi reguler antara manajer dan pemilik atau
pemilik perusahaan. Laporan ini biasanya mencakup penerimaan sewa, pendapatan
lain-lain, pendapatan kotor, daftar terperinci dari semua pengeluaran dan biaya
operasi, jumlah biaya untuk bulan tersebut, uang tunai yang ada di awal bulan,
jumlah yang diteruskan ke pemilik, dan saldo kas di tangan . (Laporan
pendapatan dan pengeluaran bulanan diperlakukan beberapa lama di Bab 9)
Entah
dalam laporan bulanan atau dalam surat terpisah, manajer juga harus memberi tahu
pemilik akun tunggakan dan kejadian lain yang berkaitan dengan pengoperasian
properti. Yang terpenting, laporan bulanan harus jujur dan cerdas ditulis
untuk meyakinkan pemilik bahwa manajer memahami bagaimana semua variabel
berinteraksi mempengaruhi pendapatan dari properti.
Manajer dapat menunjukkan ketertarikan pribadi terhadap properti tersebut dengan selalu menyertakan surat lamaran beserta laporan keuangannya. Dalam bulan-bulan rutin, surat tersebut mungkin akan mengatakan tidak lebih dari operasi normal saja. Manajer harus menjelaskan item yang tidak biasa baik dalam kolom kolom pendapatan atau pendapatan. Jika pendapatan normal lebih rendah dari perkiraan pemilik, kemungkinan dia akan berpikir bahwa manajer tersebut telah gagal dalam beberapa hal kecuali jika manajer tersebut menawarkan penjelasan tentang tren pasar atau faktor pengendali lainnya yang masuk akal, jelas, dan meyakinkan. Jika pendapatan bulanan lebih besar dari perkiraan, manajer harus menjelaskan barang-barang yang tidak biasa baik dalam pendapatan atau perluasan properti.
3.4.2
Ongoing
Contract
Manajer peroperty yang sukses harus
memiliki kemampuan untuk mengelola hubungan manusia, dan komunikasi yang
efektif adalah bagian besar dari aspek pekerjaan manajer properti ini. Manajer
harus mengetahui jenis dan frekuensi komunikasi apa yang diinginkan pemilik dan
bagaimana memenuhi kebutuhan itu. Kontaknya mungkin melalui telepon, dokumen
tercetak melalui faksimile atau surat A.S., atau melalui email.
Kemampuan manajer untuk merawat
properti, ditambah dengan niat baik yang timbul dari kontak pribadi dengan
pemiliknya, akan membangun hubungan bisnis yang langgeng dan saling
menguntungkan antara para pihak. Manajer harus mengetahui jenis informasi yang
penting bagi pemiliknya dan memastikan informasi tersebut sesuai. Selanjutnya,
manajer properti harus dapat menangani secara efektif berbagai kepribadian dan
temperamen. Tingkat ketelitian atau keteguhan yang berbeda dibutuhkan untuk
berbagai tipe orang, dan mempertahankan hubungan kerja yang
3.4.3
E-mail
Etiquettel
Semakin banyak manajer dan pemilik
lebih memilih untuk berkomunikasi melalui email. Manajer harus memastikan bahwa
pemilik (s) mengerti bagaimana membuka lampiran, yang umumnya merupakan laporan
keuangan.
Aturan etiket tertentu berkenaan. Penggunaan ALL CAPS menghina banyak penerima, karena penggunaan menunjukkan kemarahan atau teriakan. Subjek komunikasi harus singkat tapi jelas dinyatakan dalam baris "subjek". Tanggapan harus ditenderkan dalam waktu 24 jam atau kurang. Setiap pesan harus diperiksa ejaan sebelum dikirim. Termasuk daftar panjang alamat email di awal email sama-sama mengganggu dan melepaskan informasi pribadi, yaitu alamat email. Saat mengirim email ke beberapa penerima, manajer harus menggunakan "bcc" sebagai metode untuk "menyembunyikan" alamat email. Semua program email memiliki fitur.
Dari Buku ;
Tidak ada komentar:
Posting Komentar